Avec la hausse des prix du carburant, il devient primordial pour les entreprises, notamment les flottes automobiles d’optimiser leur consommation. Face à cette problématique, une solution existe : la carte carburant. Que ce soit pour faciliter le quotidien du conducteur ou simplifier les tâches administratives, nous vous invitons à découvrir tous les avantages et le fonctionnement de cette carte.
Qu’est-ce qu’une carte carburant en entreprise ?
La carte carburant est un outil proposé aux entreprises disposant d’un parc automobile. Elle permet de régler les dépenses en lien avec la consommation de carburant des véhicules (essence, gazole, GPL) ainsi que les frais associés comme le lavage ou l’achat de produits annexes dans certaines stations-service. Avoir une carte carburant permet également de bénéficier de tarifs négociés sur les pleins de carburant, de réduire les coûts administratifs et d’améliorer le contrôle des dépenses des véhicules en service.
Comment ça marche ?
Mise en place de la carte carburant
Pour obtenir une carte carburant, il faut tout d’abord contacter un fournisseur spécialisé, qui étudiera les besoins de l’entreprise et proposera une offre adaptée. Une fois souscrite, l’entreprise reçoit les cartes carburants attribuées à chacun de ses véhicules. Ces dernières sont généralement personnalisées avec le nom du titulaire et la plaque d’immatriculation du véhicule concerné.
Utilisation de la carte carburant
L’utilisation de la carte carburant est simple. Le conducteur doit se présenter à la station-service proposant ce service, réaliser son plein et procéder au règlement avec sa carte comme il le ferait avec une carte bancaire. Il devra généralement entrer un code PIN pour valider la transaction. La facture est ensuite transmise directement à l’entreprise, sans que le conducteur ne soit sollicité pour effectuer les tâches administratives.
Suivi des dépenses
Les transactions effectuées avec la carte carburant sont centralisées et font l’objet d’une facture unique pour l’entreprise. Cette centralisation facilite grandement le travail administratif, évitant la collecte de multiples justificatifs papier. Par ailleurs, l’accès aux données en ligne permet un suivi régulier et détaillé des consommations par véhicule et par conducteur.
Quels sont les avantages de la carte carburant en entreprise ?
Faciliter la vie quotidienne du conducteur
Pour le conducteur, cette carte est synonyme de simplicité et de rapidité lorsqu’il s’agit de faire le plein. Se présentant sous la forme d’une carte bancaire classique, elle est facilement transportable dans le portefeuille et utilisable dans de nombreuses stations-services. De plus, le fait qu’elle soit accompagnée d’un code PIN permet de limiter les risques d’utilisation frauduleuse.
Réduire les tâches administratives
Pour l’entreprise, la carte carburant présente de nombreux atouts en termes de gestion administrative. Le regroupement des factures simplifie grandement le traitement et le suivi des dépenses engagées pour le parc automobile. Les données sont accessibles en ligne et permettent ainsi un contrôle régulier afin d’éviter toute dérive ou surconsommation. De plus, respecter les préconisations du fournisseur peut donner droit à des remises sur les prix du carburant.
Optimiser la consommation de carburant
Grâce au suivi en temps réel via un espace en ligne, il devient possible d’identifier quels véhicules consomment davantage ou quelles stations-service proposent les meilleures offres. Ces informations permettent ensuite de prendre des mesures correctives comme :
- revérifier les pneumatiques,
- changer de station-service,
- adapter le comportement de conduite, etc.
Ces actions ont un impact direct et concret sur la réduction de la consommation de carburant et donc sur les coûts associés.
Sécurité et confidentialité
La sécurité est une préoccupation majeure dans l’utilisation de la carte carburant. Pour éviter les risques de fraude, notamment en cas de perte ou de vol, la plupart des cartes sont équipées d’un code PIN. Ce dernier est connu uniquement du conducteur, qui devra le composer lors de chaque transaction. De plus, l’entreprise a la possibilité d’établir des limites d’utilisation pour chacune de ses cartes : plafonds de dépenses hebdomadaire ou mensuelle, restrictions géographiques…
En cas de perte ou vol de la carte, il est impératif de contacter rapidement les services du fournisseur afin qu’ils procèdent à une mise en opposition immédiate de la carte concernée et éviter ainsi toute utilisation frauduleuse.
Choisir un fournisseur
Afin de sélectionner le fournisseur de carte carburant correspondant à vos besoins, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- les prix proposés,
- le réseau de stations-service acceptant la carte,
- la facilité d’utilisation,
- les options de contrôle et de suivi offertes,
- l’accompagnement et le service client…
Prenez bien le temps de comparer les différentes offres et n’hésitez pas à demander des témoignages auprès de collègues ou partenaires ayant déjà souscrit à ce service.
La carte carburant en entreprise offre un réel confort d’utilisation, autant pour les conducteurs que pour les gestionnaires administratifs, tout en favorisant une meilleure maitrise des coûts liés au carburant. Alors n’attendez plus pour faire bénéficier votre entreprise de tous ces avantages !